四象限任務管理方法

任務“四象限”是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”

處理順序劃分:先是既緊急又重要的,接著是重要但不緊急的,再到緊急但不重要的,最后才是既不緊急也不重要的!八南笙蕖狈ǖ年P鍵在于第二和第三類的順序問題,必須非常小心區分。另外,也要注意劃分好第一和第三類事,都是緊急的,分別就在于前者能帶來價值,實現某種重要目標,而后者不能


重要緊急

內容:這個任務非常重要,而且要求完成時間已經非常緊迫了(如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等)

思考:針對有那么多重要而緊急的事情需要處理嗎?

處理方法:立即去做

飽和后果:壓力無限大,產生危機

原則:越少越好,很多第一象限的任務就是因為他們在第二象限時沒有處理好

好處:基本沒有好處,疲于奔命

重要不緊急

內容:制定工作計劃,提升工作效率,建立良好的人際關系(如包括長期的規劃、人員培訓、制訂防范措施、問題的發掘與預防等)

思考:管理不好這個象限將使第一象限工作內容擴大,使我們陷入更大的壓力,在危機中疲于應付。反之,多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力,縮小第一象限的范圍。做好事先的規劃、準備與預防措施,很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做,這是發揮個人領導力的領域

處理方法:有計劃的做這個象限內的事情

飽和后果:忙碌但不盲目

原則:集中精力處理,分級任務,明確目標,做好計劃

好處:做好第二象限的工作,可以最大程度的避免工作進入第一象限

緊急不重要

內容:不速之客的到訪,臨時安排的工作(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)

思考:如何能夠經理的減少第三象限的事情

處理方法:交給別人去做

飽和后果:忙碌而且盲目,我們花很多時間在這個里面打轉,自以為是在第一象限,其實不過是在滿足別人的期望與標準。

原則:放權交給別人去做

好處:沒有好處,但是我們忙碌又盲目的源頭

不重要不緊急

內容:上網,聊天,購物 (如閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等)

思考:如果的在工作中,有必要做這些事情嗎?

處理方法:盡量別做,但我們往往在一、三象限來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不到第四象限去療養一番再出發

飽和后果:浪費生命

原則:偶爾調節身心,但是一定不能沉溺于此

好處:除了放松,沒有其他好處

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